Praxisnahe Einblicke
für eine moderne Praxis-IT.

Starten Sie Ihren TI-Konnektor mindestens einmal monatlich außerhalb der Sprechzeiten neu, um Verbindungsprobleme und Speicherfehler zu vermeiden. Planen Sie den Neustart gezielt für einen Abend oder das Wochenende ein, da der Vorgang etwa 10-15 Minuten dauert und in dieser Zeit keine Kartenterminals funktionieren. Dokumentieren Sie dabei gleich die aktuelle Firmware-Version im Display, damit Sie bei Störungen schneller Support erhalten können. Ein regelmäßiger Neustart verhindert erfahrungsgemäß etwa 60 Prozent der typischen TI-Störungen im Praxisalltag.

Legen Sie einen analogen Notfallkoffer mit vorgedruckten Formularen bereit: Behandlungsscheine, Rezeptvordrucke, Überweisungsformulare und eine aktuelle Patientenliste der Tagessprechstunde. Hinterlegen Sie zusätzlich eine USB-Stick-Kopie der wichtigsten Stammdaten und Notfallkontakte, die auf jedem Privat-Laptop lesbar ist. Definieren Sie klare Zuständigkeiten im Team, wer bei IT-Ausfall welche Aufgaben übernimmt und wie die nachträgliche Dokumentation erfolgt. Testen Sie diesen Notfallplan einmal jährlich in einer Kurzübung, damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt.

Ordnen Sie Patientendaten der BSI-Schutzbedarfsklasse "hoch" zu, da sie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO darstellen. Für Abrechnungsdaten gilt mindestens die Klasse "normal", bei Privatversicherten oder Selbstzahlern wegen der höheren Detailtiefe ebenfalls "hoch". Dokumentieren Sie diese Klassifizierung schriftlich in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis und leiten Sie daraus konkrete Schutzmaßnahmen ab: verschlüsselte Speicherung, Zugriffsbeschränkungen und separate Backup-Routinen. Prüfen Sie insbesondere bei Cloud-Lösungen und Dienstleistern, ob deren Sicherheitskonzept der jeweiligen Schutzbedarfsklasse entspricht.

Erstellen Sie eine digitale Checkliste mit allen Onboarding-Schritten von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag – inklusive Zugangsdaten, Einweisungen in PVS und Laborgeräte sowie Terminierung der Pflichtunterweisungen. Hinterlegen Sie die Checkliste im Praxisverwaltungssystem oder als ausfüllbares PDF im gemeinsamen Laufwerk und benennen Sie für jeden Punkt eine verantwortliche Person mit Frist. So vermeiden Sie, dass wichtige Schritte wie die Anmeldung bei der Kassenärztlichen Vereinigung oder die Bestellung von Praxiskleidung vergessen werden. Lassen Sie neue MFA die Checkliste nach vier Wochen gegenlesen und um fehlende Punkte ergänzen – dadurch verbessern Sie den Prozess kontinuierlich.

Das BSI empfiehlt für Arztpraxen die 3-2-1-Backup-Regel: Halten Sie drei Kopien Ihrer Patientendaten auf zwei verschiedenen Medientypen vor, wobei eine Kopie extern lagert. Konkret bedeutet das für Sie: Produktivdaten auf dem Server, lokales Backup auf NAS oder Bandlaufwerk, plus verschlüsseltes Cloud-Backup bei einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum. Prüfen Sie monatlich die Wiederherstellbarkeit aller drei Kopien, denn ein Backup ohne erfolgreichen Restore-Test ist wertlos. Achten Sie dabei auf die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht durch BAA-Verträge mit Ihrem Cloud-Anbieter.

Vereinbaren Sie mit Ihrem IT-Dienstleister einen monatlichen simulierten Phishing-Angriff per E-Mail an Ihr MFA-Team. Wer auf den Testlink klickt, erhält sofort eine freundliche Aufklärung statt Tadel – so lernt das Team ohne Gesichtsverlust, verdächtige Mails zu erkennen. Dokumentieren Sie die Klickrate und besprechen Sie auffällige Test-Mails kurz in der nächsten Teambesprechung. Nach drei Monaten sinkt die Fehlerquote erfahrungsgemäß um über 60 Prozent, und Ihr Team entwickelt einen geschärften Blick für Betrugsversuche im Praxisalltag.