Praxisnahe Einblicke
für eine moderne Praxis-IT.

Richten Sie in Ihrer Praxissoftware eine automatische Benachrichtigung ein, wenn neue KIM-Nachrichten eingehen, damit wichtige Arztbriefe oder Befunde nicht übersehen werden. Legen Sie fest, wer in Ihrem Team täglich das KIM-Postfach kontrolliert – idealerweise die gleiche Person, die auch das Fax bearbeitet. Beachten Sie, dass KIM-Nachrichten nach 90 Tagen automatisch gelöscht werden, daher müssen Anhänge zeitnah in die Patientenakte übernommen werden. Nutzen Sie die Lesebestätigung bei wichtigen Dokumenten, um den Versand rechtskonform nachweisen zu können.

Planen Sie einen festen Termin alle zwei Wochen ein, an dem Sie Ihren TI-Konnektor außerhalb der Sprechzeiten kurz vom Strom trennen und neu starten. Dieser einfache Neustart verhindert viele typische Verbindungsprobleme, die sich durch Speicherfehler oder hängende Prozesse ansammeln. Dokumentieren Sie den Neustart-Rhythmus im Praxishandbuch, damit auch Vertretungen Bescheid wissen. Bei akuten Problemen mit Kartenterminals oder E-Rezept ist der Konnektor-Neustart oft die schnellste Lösung, bevor Sie den IT-Support kontaktieren.

Bereiten Sie für den IT-Komplettausfall einen Notfallordner mit Blanko-Behandlungsbögen, Rezeptformularen, Überweisungsscheinen und einer ausgedruckten Patientenliste des Tages vor. Legen Sie zusätzlich eine aktuelle Liste mit wichtigen Telefonnummern (Apotheken, Labore, IT-Support, Krankenhaus) sowie Blanko-Abrechnungsscheine für Privat- und Kassenpatienten bereit. Definieren Sie klare Zuständigkeiten im Team, wer im Notfall die handschriftliche Dokumentation übernimmt und wie die Nacherfassung nach Systemwiederherstellung organisiert wird. Testen Sie diesen Ablauf einmal jährlich in einer Teambesprechung durch, damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt.

Das BSI unterscheidet drei Schutzkategorien: Normal, hoch und sehr hoch. Patientenstammdaten und Behandlungsdokumente fallen in die Kategorie "hoch", Abrechnungsdaten mit Diagnosen sogar in "sehr hoch", während reine Terminlisten ohne Diagnosen als "normal" gelten. Prüfen Sie in Ihrer Praxis konkret, welche Daten Sie wo speichern und ob die technischen Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsrechte der jeweiligen Klasse entsprechen. Bei Unsicherheiten sollten Sie sich von Ihrem Praxissoftware-Anbieter die Einstufung bestätigen lassen, da dies auch für Versicherungsfragen relevant ist.

Erstellen Sie eine digitale Checkliste mit allen Einarbeitungsschritten der ersten vier Wochen, von Systemzugängen über Notfallabläufe bis zur Geräteeinweisung. Benennen Sie für jeden Bereich einen festen Paten aus dem Team, der die jeweiligen Themen vermittelt und in der Checkliste abhakt. Integrieren Sie konkrete Praxisdokumente wie Hygieneplan, Telefonleitfaden und Vertretungsregelungen direkt als Verlinkung in die Liste. So behalten Sie den Überblick über den Einarbeitungsstand und neue MFA können sich strukturiert und selbstständig einarbeiten, ohne dass wichtige Abläufe vergessen werden.

Die vom BSI empfohlene 3-2-1-Regel bedeutet konkret: Sie benötigen drei Kopien Ihrer Patientendaten auf zwei verschiedenen Medientypen, wobei eine Kopie extern liegt. In der Praxis könnte das so aussehen: Produktivdaten auf dem PVS-Server, lokales Backup auf NAS-Speicher und zusätzlich verschlüsselte Sicherung bei einem zertifizierten deutschen Cloud-Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland. Prüfen Sie dabei unbedingt, dass Ihr Cloud-Backup BAV-konform verschlüsselt wird und der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO anbietet. Testen Sie monatlich die Wiederherstellung einzelner Dateien, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben.