ePA für alle ab 2026: Was Praxen jetzt wirklich vorbereiten müssen

Was sich 2026 ändert

Seit dem 15. Januar 2025 ist die ePA für alle gesetzlich Versicherten opt-out statt opt-in: jede:r Versicherte hat automatisch eine ePA, sofern er oder sie nicht aktiv widerspricht. Die Befüllungspflicht für Praxen ist 2026 vollumfänglich wirksam — und das gilt für alle Vertragsärzt:innen und Vertragspsychotherapeut:innen.

Was Sie konkret befüllen müssen

• eMP — der elektronische Medikationsplan, mindestens bei jeder Verordnung
• Befunde — relevante Diagnosen aus der Patientenakte
• Arztbriefe — der eArztbrief landet automatisch in der ePA
• Labordaten — soweit aus der Praxis erzeugt
• Bildbefunde (Röntgen, MRT, CT) als strukturierte Befunde

Was Sie technisch brauchen

1. Aktueller Konnektor mit PTV-Version, die ePA 3.x unterstützt
2. eHBA mit gültiger PIN für jede:n behandelnde:n Ärzt:in
3. KIM-Adresse für sichere Kommunikation
4. Praxissoftware mit ePA-Modul — nicht jede klassische PVS hat das nativ
5. Mitarbeiter-Schulung — die Akzeptanz steht und fällt mit dem Workflow

Häufige Missverständnisse

„Ich muss nichts tun, wenn der Patient nichts sagt."

Falsch. Die Befüllungspflicht gilt unabhängig vom Patientenwunsch — außer der Patient hat aktiv widersprochen. Sie sollten jeden Patientenkontakt entsprechend dokumentieren.

„Die ePA ersetzt die Praxisakte."

Auch falsch. Die ePA ist eine Zusatz-Akte für den Patienten. Ihre Praxisakte bleibt das primäre Behandlungsdokument.

„Wenn ich nicht mitmache, bekomme ich nur eine Mahnung."

Die Sanktionen können bis zu 1 % des Honorars kürzen, beim wiederholten Verstoß auch mehr. Und ohne ePA-Befüllung greifen Versorgungsstrukturen wie der eMP gar nicht.

So bereiten Sie Ihre Praxis vor

Phase 1 — Bestandsaufnahme (1 Woche)

Welche Praxissoftware? Welche PTV-Version hat der Konnektor? Wie viele eHBAs sind aktiv? Wann laufen sie aus?

Phase 2 — Lücken schließen (2–4 Wochen)

Konnektor-Update einplanen, fehlende eHBAs neu beantragen, KIM-Konfiguration prüfen.

Phase 3 — Software-Roll-out (1 Woche)

ePA-Modul in der Praxissoftware aktivieren, Vorlagen für Befund-Übermittlung anlegen, Workflow definieren.

Phase 4 — Team-Schulung (1 Tag)

MFA und Behandler:innen lernen den ePA-Workflow live an realen Patientenakten — nicht nur an Folien.

Phase 5 — Live-Betrieb mit Begleitung (2 Wochen)

Erste Wochen mit IT-Begleitung — Stolperfallen werden sofort gelöst, statt monatelang zu bleiben.

Kosten-Realität

Für eine 3-Behandler-Praxis liegen die Investitionen typisch bei: 500–1.500 € für Konnektor-Update (oft KV-gefördert), 300–500 € pro eHBA, 0–200 €/Monat für ePA-Modul der Praxissoftware (oft im SaaS-Preis enthalten).

Fazit

Die ePA für alle ist 2026 keine Zukunftsmusik mehr — sie ist Pflicht. Wer jetzt strukturiert vorbereitet, profitiert: bessere Patientenkommunikation, weniger Doppel­untersuchungen und eine moderne Praxis, die sich von rückständigen Anbietern abgrenzt.

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