ePA-Opt-out 2026: Was Praxen jetzt befüllen MÜSSEN

# ePA-Opt-out 2026: Was Praxen jetzt befüllen MÜSSEN

Die elektronische Patientenakte (ePA) wird ab dem 15. Januar 2025 schrittweise für alle gesetzlich Versicherten eingeführt – zunächst noch freiwillig. Ab 2026 tritt dann die sogenannte Opt-out-Regelung in Kraft: Jeder Versicherte erhält automatisch eine ePA, sofern er nicht aktiv widerspricht. Für Arzt- und Zahnarztpraxen bedeutet dies konkrete Befüllungspflichten und neue organisatorische Anforderungen.

Die Bundesregierung hat mit dem Digitalgesetz (DigiG) die rechtlichen Grundlagen geschaffen. Vertragsärzte sind ab 2026 verpflichtet, bestimmte medizinische Dokumente in die ePA einzustellen – unabhängig davon, ob der Patient dies ausdrücklich wünscht. Diese Pflicht gilt für alle gesetzlich Versicherten mit aktiver ePA. Nur bei ausdrücklichem Widerspruch (Opt-out) entfällt die Befüllungspflicht für einzelne Patienten.

Welche Daten sind verpflichtend einzustellen?

Die ePA-Befüllungspflicht umfasst konkrete Dokumentenarten, die nach jedem Behandlungskontakt zeitnah übermittelt werden müssen:

Arztbriefe und Befunddokumente: Alle ärztlichen Berichte, Entlassungsbriefe aus Krankenhäusern sowie relevante Untersuchungsergebnisse müssen in strukturierter Form bereitgestellt werden. Dies schließt Labor-, Röntgen- und sonstige Diagnosebefunde ein.

Medikationsdaten: Der aktuelle Medikationsplan nach § 31a SGB V muss zeitnah eingepflegt und aktualisiert werden. Dies betrifft insbesondere Patienten mit chronischen Erkrankungen und Dauermedikation.

Behandlungsdaten (MIOs): Medizinische Informationsobjekte wie Impfungen, Mutterpass-Einträge, Kinderuntersuchungsheft und Zahnbonusheft müssen digital dokumentiert werden. Diese standardisierten Datensätze folgen den vom gematik-Konsortium festgelegten Formaten.

Notfalldaten: Der Notfalldatensatz (NFDS) mit Diagnosen, Medikation, Allergien und Kontaktdaten ist prioritär zu pflegen, da er auch ohne ePA-Freigabe im Notfall abrufbar sein soll.

Nicht verpflichtend sind zunächst: handschriftliche Notizen, interne Praxisvermerke oder rein administrative Dokumente ohne medizinischen Informationsgehalt.

Technische Voraussetzungen: KIM-Anbindung ist Pflicht

Um Dokumente in die ePA einstellen zu können, benötigen Praxen zwingend einen sicheren Kommunikationskanal. Die KIM-Anbindung (Kommunikation im Medizinwesen) ist seit dem 1. Januar 2024 für alle Vertragsarztpraxen verpflichtend. Über KIM werden verschlüsselte Dokumente zwischen Praxisverwaltungssystem (PVS), Telematikinfrastruktur und ePA-Aktensystem ausgetauscht.

Wichtig: Praxen müssen sicherstellen, dass ihr PVS ePA-fähig ist und die entsprechenden Schnittstellen bereitstellt. Die meisten aktuellen Systeme, darunter auch Praxis-IT, bieten bereits entsprechende Module zur ePA-Befüllung an. Diese ermöglichen die strukturierte Dokumentenerstellung und den automatisierten Upload in die Telematikinfrastruktur.

Zusätzlich erforderlich sind ein aktueller Konnektor, gültige SMC-B-Karten (Security Module Card – Betriebsstätte) sowie HBA-Karten (Heilberufsausweis) für die beteiligten Ärzte. Die technische Infrastruktur sollte spätestens im ersten Quartal 2025 vollständig einsatzbereit sein.

Sanktionen bei Nicht-Befüllung

Die Kassenärztlichen Vereinigungen sind berechtigt, die Einhaltung der ePA-Befüllungspflicht zu kontrollieren. Bei Verstößen drohen gestufte Sanktionen:

Erste Mahnstufe: Schriftliche Aufforderung zur Nachbesserung mit Fristsetzung von in der Regel vier Wochen.

Honorarkürzungen: Bei wiederholter oder systematischer Pflichtverletzung können Honorarabschläge verhängt werden. Die genaue Höhe wird in den Honorarvereinbarungen der KVen festgelegt, kann aber bis zu mehrere hundert Euro pro Quartal betragen.

Regress: In schwerwiegenden Fällen, insbesondere wenn Patientenschäden durch fehlende Informationen entstehen, sind auch Regressforderungen denkbar.

Wichtig zu wissen: Die Befüllungspflicht besteht auch dann, wenn technische Probleme auftreten. Praxen müssen nachweisen können, dass sie alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen haben, um die Daten bereitzustellen.

Praktische Umsetzung: Workflows anpassen

Für die Integration der ePA-Befüllung in den Praxisalltag empfehlen sich folgende Schritte:

Prozesse definieren: Legen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erstellt und hochgeladen werden. Sinnvoll ist die Integration in bestehende Arbeitsabläufe, etwa direkt nach Befunderstellung oder Arztkontakt.

Mitarbeiter schulen: Alle MFA und ärztliches Personal müssen mit den neuen Funktionen im PVS vertraut sein. Planen Sie Schulungen bereits für Anfang 2025 ein.

Patientenkommunikation: Informieren Sie Patienten über die ePA und das Opt-out-Recht. Vordrucke und Informationsmaterial stellen die KVen bereit.

Dokumentenqualität sichern: Achten Sie auf strukturierte, standardkonforme Befunde. Freitextdokumente sollten in MIO-konforme Formate überführt werden.

Regelmäßige Kontrolle: Implementieren Sie Prüfroutinen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente tatsächlich übermittelt wurden.

Die Umstellung auf die verpflichtende ePA-Befüllung erfordert organisatorischen Aufwand, wird aber mittelfristig durch effizientere Kommunikation und bessere Behandlungskontinuität kompensiert. Praxen, die frühzeitig ihre Prozesse anpassen, vermeiden nicht nur Sanktionen, sondern profitieren von optimierten digitalen Workflows.