MFA-Onboarding für Praxis-IT: Ein pragmatischer 30-Tage-Plan

Warum ein strukturiertes Onboarding?

Eine neue MFA bringt durchschnittlich 2–3 Monate mit, bis sie ohne Rückfragen arbeitet. Ohne Plan dauert es länger — und in dieser Zeit kostet jeder „Wo finde ich…?"-Moment Praxiszeit. Mit einem klaren 30-Tage-Plan reduziert sich die Eingewöhnung deutlich.

Woche 1 — Grundlagen (Tag 1–5)

Tag 1: Konten und Zugänge

• Eigener Login in der Praxissoftware (kein geteilter „MFA"-Account!)
• E-Mail-Adresse mit MFA aktiviert
• TI-Karte: SMC-B oder eigene MFA-Karte zugeordnet
• Telefon-Durchwahl und Headset

Tag 2–3: Schatten-Modus

Die neue MFA sitzt neben einer erfahrenen Kollegin und schaut zu. Nur fragen, nicht selbst klicken. Ziel: Workflow-Verständnis ohne Druck.

Tag 4–5: Erste eigene Aufgaben

• Patientenanmeldung mit Versicherten-Karte einlesen
• Termin im Kalender anlegen und verschieben
• Befunde scannen und der Akte zuordnen
• Rezeptanforderung an Behandler:in weiterleiten

Woche 2 — Vertiefung (Tag 6–10)

Workflow-Schwerpunkte

• Quartalsabrechnung-Vorbereitung: GOÄ/EBM-Codes verstehen, fehlende Diagnosen markieren
• eRezept und eAU: ausstellen, drucken, an Patient verschicken
• KIM-Briefe lesen, weiterleiten, beantworten
• Telefonisch Termine vergeben — Praxis-Knigge, Notfall-Erkennung

Hospitanz beim Behandler

Eine MFA, die einen Sprechzimmer-Tag mitläuft, versteht später deutlich besser, was der/die Behandler:in dokumentiert braucht.

Woche 3 — Eigenständigkeit (Tag 11–20)

• Selbstständig Patientenakten anlegen, Stammdaten pflegen
• Quartalsabschluss vorbereiten — Diagnose-Lücken identifizieren
• DMP-Dokumentationen vorbereiten
• TI-spezifische Aufgaben: ePA-Befüllung, eMP-Anlage, eHKS

Woche 4 — Spezialthemen (Tag 21–30)

Zielgerichtete Vertiefung je nach Schwerpunkt

Datenschutz-Schulung

• Warum kein WhatsApp für Patientendaten?
• Was bedeutet AVV?
• Wie melde ich einen Datenschutz-Vorfall?

Woche 5 — Review (Tag 31)

Ein 60-Minuten-Gespräch mit Praxisleitung:

• Was lief gut? Wo hakt es noch?
• Welche Workflows sind unklar?
• Welche Tools werden vermisst?
• Karriere-Perspektive: Spezialisierung möglich?

Was R-NetWork beisteuert

Wir bereiten in der Onboarding-Woche 1 die IT-Zugänge so vor, dass nichts im Detail klemmt:

• Eigener Praxissoftware-Account mit korrektem Rollen-Set
• MFA-spezifische Vorlagen und Schnellfilter
• Schritt-für-Schritt-Cheatsheet für TI-Anwendungen
• IT-Hotline-Nummer am Arbeitsplatz sichtbar

Häufige Stolperfallen

• Geteilte Logins — DSGVO-Verstoß und Audit-Albtraum
• Kein Hospitanz beim Behandler — fehlendes Workflow-Verständnis
• Keine schriftliche Notiz-Sammlung — alles muss neu erfragt werden
• Übersprungene Datenschutz-Schulung — Risiko für die Praxis

Fazit

Ein strukturiertes 30-Tage-Onboarding spart Praxiszeit, reduziert Frust auf beiden Seiten und schafft die Basis für langjährige MFA-Bindung. Praxis-IT ist dabei keine Nebensache — sondern das Werkzeug, mit dem die neue Kollegin täglich arbeiten wird.

Stehen Sie vor einer Neueinstellung? Wir bereiten die IT-Zugänge so vor, dass die erste Woche reibungslos läuft — und schulen Ihre neue MFA persönlich an Ihren Workflows.