Praxissoftware im laufenden Quartal wechseln: Geht das?

# Praxissoftware im laufenden Quartal wechseln: Geht das?

Viele Praxen zögern den Wechsel ihrer Praxissoftware hinaus, weil sie befürchten, nur zu bestimmten Stichtagen migrieren zu können. Grundsätzlich ist ein PVS Wechsel mitten im Quartal technisch möglich – allerdings gibt es wichtige Aspekte zu beachten, insbesondere bei der KV-Abrechnung.

Die Entscheidung für oder gegen einen Quartals-Wechsel hängt von mehreren Faktoren ab: dem Umfang der laufenden Behandlungen, der Komplexität Ihrer Abrechnungsstruktur und den technischen Möglichkeiten der beteiligten Systeme. Ein fundiertes Verständnis der abrechnungsrelevanten Konsequenzen ist dabei entscheidend.

KV-Abrechnung beim Software-Wechsel während des Quartals

Die größte Herausforderung beim PVS Wechsel mitten im Quartal betrifft die kassenärztliche Abrechnung. Jedes Quartal bildet eine geschlossene Abrechnungseinheit – EBM-Ziffern wie Versichertenpauschalen (03000, 04000 etc.) oder Chronikerpauschalen können pro Patient und Quartal nur einmal abgerechnet werden.

Wenn Sie mitten im Quartal wechseln, müssen die bereits in der Altsoftware dokumentierten Leistungen bei der Abrechnung berücksichtigt werden. Die neue Software muss also "wissen", welche quartalsgebundenen Leistungen bereits erbracht wurden. Hier gibt es zwei praktikable Lösungen:

Variante 1: Parallele Abrechnung

Sie führen die Abrechnung des laufenden Quartals noch vollständig über die alte Software durch und starten die neue Software erst im Folgequartal produktiv für Abrechnungszwecke. Die neue Software wird bereits für Dokumentation und Terminverwaltung genutzt, aber die Leistungserfassung erfolgt doppelt oder Sie übertragen die Daten manuell ins Altsystem für die Abrechnung.

Variante 2: Datenübernahme mit Quartalsinfo

Moderne Systeme wie Praxis-IT können beim Datenimport bereits erbrachte Quartalsleitungen erkennen und in die laufende Abrechnung integrieren. Hierzu werden die Patientenstammdaten inklusive der Abrechnungsinformationen des laufenden Quartals migriert.

Optimale Zeitfenster für den Software-Wechsel

Auch wenn ein Wechsel grundsätzlich jederzeit möglich ist, gibt es günstigere und ungünstigere Zeitpunkte:

Quartalsende (idealer Zeitpunkt)

Der Wechsel zum Quartalsende (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember) ist organisatorisch am einfachsten. Sie rechnen das abgeschlossene Quartal noch mit der alten Software ab und starten "sauber" mit der neuen Software ins nächste Quartal. Die Abrechnungssicherheit ist hier am höchsten.

Quartalsanfang (praktikabel)

Ein Wechsel in den ersten 1-2 Wochen eines neuen Quartals ist ebenfalls gut umsetzbar. Die Zahl der bereits erfassten Fälle ist überschaubar, sodass eine manuelle Nacherfassung oder Kontrolle zumutbar bleibt.

Quartalsmitte (aufwändig)

Mitten im Quartal, etwa im zweiten Monat, ist der organisatorische Aufwand am höchsten. Viele Patienten haben bereits Quartalsfälle begonnen, Laborbudgets sind teilweise verbraucht, und die Gefahr von Abrechnungsfehlern steigt. Dieser Zeitpunkt sollte nur bei dringendem Handlungsbedarf gewählt werden.

Probedaten-Übernahme und Testphase

Unabhängig vom gewählten Wechselzeitpunkt empfiehlt sich eine Probedaten-Übernahme vor dem eigentlichen Go-Live. Dabei werden Ihre Bestandsdaten in eine Testumgebung der neuen Software übertragen. Dies ermöglicht:

• Vollständigkeitsprüfung: Sind alle relevanten Patientendaten, Diagnosen und Dauermedikationen korrekt übernommen?
• Abrechnungstest: Können Sie mit den migrierten Daten eine Probe-Quartalsabrechnung erstellen?
• Schulung mit Echtdaten: Ihr Team kann sich mit der neuen Software anhand der eigenen, vertrauten Patientenfälle einarbeiten.
• Optimierung der Migration: Erkannte Probleme können vor dem Produktivstart behoben werden.

Die Probephase sollte mindestens 2-3 Wochen vor dem geplanten Wechsel beginnen. Bei komplexen Praxisstrukturen (Gemeinschaftspraxen, BAG, MVZ) kann auch ein längerer Testzeitraum sinnvoll sein.

Praktische Empfehlungen für den Quartalswechsel

Wenn Sie die KV-Abrechnung Praxissoftware wechseln möchten, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Abstimmung mit dem Software-Anbieter: Klären Sie frühzeitig, welche Migrationsstrategie technisch unterstützt wird und welche Abrechnungsdaten übernommen werden können.

1. Kassenärztliche Vereinigung informieren: Zwar ist keine formale Genehmigung erforderlich, aber ein kurzer Hinweis an Ihre KV kann spätere Rückfragen vermeiden.

1. Plausibilitätsprüfung einplanen: Rechnen Sie nach dem Wechsel mit erhöhtem Prüfaufwand bei den ersten Quartalsabrechnungen. Die KV-Plausibilitätsprüfung reagiert auf veränderte Abrechnungsmuster.

1. Doppelte Dokumentation vermeiden: Definieren Sie klar, ab welchem Datum welches System führend ist, um Medienbrüche und Informationsverluste zu vermeiden.

Ein PVS Wechsel mitten im Quartal ist machbar, erfordert aber mehr Planung als ein Wechsel zum Quartalswechsel. Mit der richtigen Vorbereitung und technischer Unterstützung lässt sich auch ein unterjähriger Wechsel sicher umsetzen.