KIM-Mail in der Praxis: eArztbrief, eAU und mehr

# KIM-Mail in der Praxis: eArztbrief, eAU und mehr

Der Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist seit 2021 fester Bestandteil der Telematikinfrastruktur. KIM-Mail dient dem verschlüsselten Austausch medizinischer Dokumente zwischen Leistungserbringern im Gesundheitswesen. Für niedergelassene Ärzte, MVZ und Kliniken ist KIM seit dem 1. Januar 2024 verpflichtend, um elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) und eArztbriefe zu versenden.

Funktionsweise und technische Grundlagen

KIM funktioniert ähnlich wie E-Mail, nutzt aber die gesicherte Telematikinfrastruktur. Jeder Teilnehmer erhält eine KIM-Adresse nach dem Schema praxisname@domain.kim.telematik. Die Übertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt nach dem S/MIME-Standard. Anders als bei ungesicherter E-Mail sind Absender und Empfänger eindeutig authentifiziert.

Die Anbindung an die Praxis-IT erfolgt über einen KIM-Client oder Konnektor. Die meisten Praxisverwaltungssysteme wie Praxis-IT haben KIM-Funktionen mittlerweile direkt integriert. Die Verbindung zum KIM-Fachdienst läuft über den vorhandenen Konnektor, der auch für andere TI-Anwendungen genutzt wird.

Für den Versand benötigen Sie die KIM-Adresse des Empfängers. Diese können Sie über das zentrale KIM-Verzeichnis der gematik suchen, das alle registrierten KIM-Adressen von Ärzten, Krankenhäusern, Krankenkassen und anderen Gesundheitseinrichtungen enthält.

Anwendungsfälle in der täglichen Praxis

Elektronischer Arztbrief (eArztbrief): Der eArztbrief ist seit Oktober 2022 als Standardformat definiert. Dabei handelt es sich um ein strukturiertes XML-Dokument nach dem MIO-Standard (Medizinische Informationsobjekte). Überweisende Ärzte können Arztbriefe direkt aus dem Praxisverwaltungssystem heraus erstellen und per KIM versenden. Der Empfänger erhält den Brief automatisch in seine Praxissoftware eingespielt.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Seit dem 1. Januar 2023 müssen Vertragsärzte die AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Die Übertragung erfolgt verpflichtend über KIM. Die Praxissoftware erzeugt die eAU im XML-Format und versendet sie automatisch. Arbeitgeber erhalten die Information ebenfalls elektronisch von den Kassen, nicht mehr vom Patienten in Papierform.

E-Rezept-Zustellung: Obwohl das E-Rezept primär über die eGK und Apps abgewickelt wird, kann in Ausnahmefällen auch eine Zustellung per KIM an Apotheken erfolgen. Dies dient als Fallback-Lösung bei technischen Problemen.

Befundübermittlung: Radiologische Befunde, Laborergebnisse oder histologische Gutachten können sicher über KIM ausgetauscht werden. Dabei können auch DICOM-Bilder oder größere PDF-Dateien versendet werden. Die maximale Nachrichtengröße liegt bei 500 MB.

Kommunikation mit Krankenkassen: Kostenvoranschläge, Anfragen nach § 275 SGB V oder Abrechnungsunterlagen können verschlüsselt an die Krankenkassen übermittelt werden.

Integration ins Praxisverwaltungssystem

Die meisten aktuellen Praxisverwaltungssysteme binden KIM direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung ein. In der Patientenakte erscheint eine Schaltfläche zum Versand via KIM. Das System prüft automatisch, ob für den Zielempfänger eine KIM-Adresse im Verzeichnis hinterlegt ist.

Eingehende KIM-Nachrichten werden im Posteingang der Praxissoftware angezeigt und können direkt der entsprechenden Patientenakte zugeordnet werden. Anhänge wie PDFs oder strukturierte Daten werden automatisch importiert. Bei Praxis-IT beispielsweise erfolgt die Zuordnung anhand der Versichertennummer oder des Patientennamens.

Wichtig ist die Anbindung an das zentrale Adressbuch. Moderne Systeme synchronisieren regelmäßig mit dem KIM-Verzeichnisdienst, sodass Sie beim Versand einfach nach Namen oder BSNR (Betriebsstättennummer) suchen können.

Sicherheit und Datenschutz

KIM erfüllt höchste Datenschutzanforderungen nach DSGVO und BDSG. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verhindert den Zugriff Dritter während der Übertragung. Jeder Teilnehmer wird über seinen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) oder SMC-B (Security Module Card Typ B) authentifiziert.

Im Gegensatz zu herkömmlicher E-Mail ist bei KIM ausgeschlossen, dass Nachrichten an falsche Empfänger gelangen oder von Unbefugten gelesen werden. Die Telematikinfrastruktur ist ein geschlossenes Netz, Zugang haben nur registrierte Gesundheitseinrichtungen.

Trotzdem gelten die üblichen Sorgfaltspflichten: Prüfen Sie vor dem Versand die Empfängeradresse, versenden Sie nur notwendige Informationen und dokumentieren Sie den Versand in der Patientenakte. KIM ersetzt nicht die üblichen Aufklärungspflichten gegenüber Patienten bei der Weitergabe medizinischer Daten.

Die Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen. Versendete und empfangene Dokumente müssen entsprechend den gesetzlichen Fristen archiviert werden. Die meisten Praxisverwaltungssysteme übernehmen dies automatisch.